TECNICHE DI FACILITAZIONE IN AMBITO SANITARIO: COME AFFRONTARE DECISIONI COMPLESSE NEL SETTORE

La crescente complessità delle decisioni nel settore, richiede l’uso di tecniche di facilitazione in ambito sanitario che promuovano il dialogo e il consenso tra le parti interessate. La facilitazione svolge un ruolo cruciale nell'implementazione di pratiche basate sull'evidenza, colmando il divario spesso presente tra dati di letteratura e pratica clinica attraverso processi collaborativi e strategie adattative. L’obiettivo è quello di guidare tutti gli stakeholder ad analizzare quanto derivato dalla pratica clinica nei processi decisionali. Per fare questo è importante l’affiancamento da parte di facilitatori per navigare efficacemente nel complesso panorama dell'implementazione delle evidenze (EI).1 In questo contesto, strumenti come il Metaplan, l’analisi SWOT e i questionari pre- e post-evento si rivelano particolarmente efficaci. Questi metodi, integrando metodi di visualizzazione, analisi strategica e raccolta dati, sono in grado di fornire un “ponte” tra le evidenze scientifiche riportate in letteratura e la pratica clinica.
Articolo a cura di Enrica Piras
Specialista in Microbiologia Clinica, LETSCOM Medical Writer

IL METODO METAPLAN: COME FACILITARE DECISIONI E STRATEGIE SANITARIE IN MODO COLLABORATIVO

Metaplan è una tecnica collaborativa sviluppata negli anni ’70 in Germania dai fratelli Schnelle, per ottimizzare la comunicazione all’interno di gruppi e facilitare il raggiungimento di risultati concreti in tempi brevi. Questo approccio si basa sull’uso di strumenti visivi, come cartoncini e pannelli, per raccogliere e organizzare le opinioni dei partecipanti, aggregandole in blocchi logici. In questo modo, il gruppo è guidato verso la formulazione di piani d’azione condivisi, che evidenziano problemi e possibili soluzioni. La tecnica è particolarmente utile in contesti complessi, come grandi gruppi o congressi con decine o centinaia di partecipanti, ma si adatta anche a piccoli gruppi. I suoi principali obiettivi includono:

  • la costruzione di visioni comuni,
  • la definizione delle priorità,
  • il supporto a iniziative di cambiamento.

Il processo prevede diverse fasi strutturate:

  • condivisione della metodologia;
  • raccolta delle opinioni dei partecipanti attraverso un brainstorming: i vari pareri vengono scritti su cartoncini e visibilmente organizzati su pannelli;
  • aggregazione e analisi in gruppi delle opinioni raccolte per approfondire specifiche tematiche, utilizzando tecniche come la mappatura mentale, che aiuta a visualizzare e strutturare informazioni complesse, migliorando così le capacità decisionali e di risoluzione dei problemi;1
  • presentazione dei risultati finali presentati in plenaria e trasformati in un piano d’azione concreto.2,3

Lo sviluppo di DigiMetaPlan ha permesso di implementare il brainstorming collaborativo anche su piattaforme digitali, adattando questa tecnica anche agli attuali contesti organizzativi, nei quali gli incontri da remoto vengono svolti con una frequenza sempre maggiore.4

La tecnica Metaplan ha dimostrato una notevole utilità nei contesti sanitari e farmaceutici, coinvolgendo attivamente le parti interessate per identificare le priorità terapeutiche e le strategie di implementazione. Nel settore sanitario, Metaplan viene impiegato nella ricerca qualitativa, in linea con il concetto di comprensione critica della salute dell’Organizzazione Mondiale della Sanità, che si inserisce all’interno del processo di alfabetizzazione sanitaria e si riferisce alla capacità di analizzare e valutare in modo critico le informazioni. Infatti, grazie al pensiero riflessivo e al dialogo attivo, è possibile condurre l’analisi di informazioni che affrontano aspetti micro, meso e macro della salute e del benessere.3,5

ANALISI SWOT IN AMBITO SANITARIO: UNO STRUMENTO PER MIGLIORARE I PROCESSI DECISIONALI

L’analisi SWOT è uno strumento strategico utilizzato per valutare i punti di forza, i punti di debolezza, le opportunità e le minacce all’interno di un determinato contesto, fornendo un quadro per la pianificazione strategica e il processo decisionale. Nel settore farmaceutico, l’analisi SWOT è particolarmente utile per supportare le decisioni strategiche in team multidisciplinari e analizzare i percorsi terapeutici e l’accesso ai trattamenti.6,7 Applicando l’analisi SWOT, le aziende farmaceutiche possono migliorare la comunicazione sia BTB che BTC, l’erogazione dei servizi e aumentare la competitività.8

SONDAGGI E QUESTIONARI PRE-EVENTO e POST-EVENTO PER PERSONALIZZARE E OTTIMIZZARE EVENTI IN AMBITO PHARMA

I sondaggi e i questionari pre-evento e post-evento sono strumenti importanti per raccogliere informazioni preliminari e per comprendere le opinioni e la percezione dei partecipanti prima e dopo un evento, come un Advisory Board o un meeting tra esperti. Tra le tecniche di facilitazione in ambito sanitario, questi strumenti si rivelano utili per ottimizzare l’efficacia degli Advisory Board e dei workshop clinici, poiché permettono di personalizzare i contenuti e identificano i temi chiave che poi saranno oggetto della discussione nei meeting; allo stesso tempo forniscono un feedback importante dell’evento una volta terminato.9 La distribuzione dei questionari può avvenire via e-mail prima dell’evento, e richiedere una successiva analisi ed elaborazione dei risultati, raccolti oppure può avvenire attraverso l’utilizzo di webapp che consentono una raccolta efficiente dei dati e il coinvolgimento dei partecipanti in tempo reale: i questionari possono quindi essere adattati ai diversi topic di discussione per ottenere informazioni, anche da gruppi diversi. La cura nella progettazione di questi sondaggi è fondamentale, in quanto devono essere facili da usare e personalizzati per massimizzare l’utilità delle informazioni estrapolate.10

Referenze

  1. Pugalendhi SB. et al. 2011. “Mind mapping management,” MPRA Paper 33366, University Library of Munich, Germany, revised 12 Aug 2011. https://mpra.ub.uni-muenchen.de/33366/1/Mind_mapping_management.pdf
  2. Habershon N. 1993. Metaplan(R): Achieving Two‐way Communications. Journal of European Industrial Training 17(7). https://doi.org/10.1108/03090599310042528
  3. de Bettencourt J.S. et al. 1982. Making Planning More Responsive to its Users: The Concept of Metaplanning. Environment and Planning A: Economy and Space. 14(3):311-22. https://doi.org/10.1068/a140311
  4. Khanh-Duy L. el al. 2019. DigiMetaplan: supporting facilitated brainstorming for distributed business teams. In Proceedings of the 18th International Conference on Mobile and Ubiquitous Multimedia (MUM ’19). Association for Computing Machinery, New York, NY, USA. 36:1–12. https://doi.org/10.1145/3365610.3365637
  5. Istituto Superiore di Sanità. L’alfabetizzazione sanitaria (Health literacy). Progetto Cuore. https://www.cuore.iss.it/progetti/health-literacy/
  6. Kumar CRS. et al. 2023. SWOT ANALYSIS. International Journal of Advanced Research. 11:744-48. https://doi.org/10.21474/IJAR01/17584.
  7. DeMarinis D. et al. 2022. SWOT analysis. https://doi.org/10.5040/9781501365287.2732
  8. Dereziuk, A. et al, 2023. Efficiency improvement of health care institutions activities using swot-analysis. Reports of Vinnytsia National Medical University. 27.
  9. Drummond C. 2023. Pre-Workshop Survey Report | 21-22 April 2023 OA Book Usage Data Exchange and Use Guidelines and Principles Meeting [Data set]. Zenodo. https://doi.org/10.5281/zenodo.8319900
  10. Rassell GR. et al. 2022. Questions and Questionnaires for Surveys and Interviews. 113-30. https://doi.org/10.4324/9781003243007-10

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