L'EVOLUZIONE DEI PHARMA ADVISORY BOARD: DA TAVOLE ROTONDE A LABORATORI DI IDEE
Tradizionalmente, gli Advisory Board erano strutturati come incontri formali, in cui i partecipanti contribuivano individualmente ai temi trattati, ma senza una vera interazione dinamica.
Questo formato non è più sufficiente a raccogliere insights rilevanti e in linea con la dinamicità che caratterizza il contesto attuale e spesso non raggiunge gli obiettivi prefissati, poiché i metodi di interazione utilizzati sono inefficaci, con il risultato che molte conoscenze preziose rimangano inaccessibili.1
Gli Advisory Board si sono evoluti quindi verso modelli che enfatizzano l’interazione e il coinvolgimento attivo dei partecipanti, combinando sessioni in presenza con strumenti digitali per creare un ambiente stimolante e aperto allo scambio di idee.2,3 Oggi, questi incontri non sono più semplici incontri informativi, ma veri e propri laboratori di idee, dove le diverse prospettive si integrano per generare soluzioni innovative e rilevanti.
TECNICHE DI FACILITAZIONE PER MIGLIORARE L'EFFICACIA DEGLI ADVISORY BOARD
Per garantire che gli Advisory Board possano esprimere il loro pieno potenziale, è importante implementare tecniche di facilitazione studiate sulla base degli obiettivi dell’incontro, in grado di trasformare le sessioni in occasioni di dialogo costruttivo e che tengano conto di alcuni elementi chiave.
- Gestione dell’attenzione. Attività strutturate possono focalizzare l’attenzione dei partecipanti, ridurre le distrazioni e favorire una partecipazione attiva e creativa.4 Questo può includere l’alternanza tra riflessioni individuali, suddivisioni in piccoli gruppi e discussioni in plenaria per mantenere alta la concentrazione.
- Supporto emotivo. Riconoscere e affrontare le emozioni dei partecipanti è fondamentale per creare un ambiente sicuro e accogliente, in cui tutti si sentano liberi di esprimere le proprie idee. Il facilitatore può intervenire attraverso tecniche come l’ascolto attivo, parafrasando e validando le emozioni espresse, per dimostrare empatia e attenzione. Inoltre, è utile introdurre momenti di pausa o attività di gruppo che riducano la tensione e favoriscano un clima di collaborazione. La creazione di uno spazio fisico confortevole e non gerarchico, come disporre i partecipanti in cerchio, può contribuire a promuovere un senso di uguaglianza. Infine, l’utilizzo di strumenti anonimi, come la condivisione di opinioni attraverso fogli scritti o votazioni digitali, può incoraggiare chi si sente meno sicuro a esprimersi senza preoccuparsi dei giudizi. Questo approccio promuove discussioni più aperte e oneste, riducendo il timore di critiche.5
- Elementi di movimento. Incorporare all’interno del meeting format o attività in cui gli esperti debbano muoversi o interagire con oggetti o strumenti tecnologici può abbattere le barriere tra i partecipanti e stimolare la creatività, creando un’atmosfera più informale e collaborativa.4
Le principali tecniche di facilitazione includono l’analisi Delphi e le sue varianti (volte a misurare il consenso su un determinato argomento tra un gruppo di esperti), la metodologia Metaplan, sessioni di brainstorming e la somministrazione di questionari pre e post-evento. Tutte queste tecniche e metodologie verranno descritte nei prossimi articoli in uscita.
L'IMPORTANZA DELLE DOMANDE APERTE E DELLE TECNICHE DI MODERAZIONE
L’utilizzo di domande aperte è fondamentale per stimolare il pensiero libero e raccogliere input diversificati. Ad esempio, domande come “Quale potrebbe essere l’impatto della nostra idea sui diversi stakeholder?” o “In che modo potremmo affrontare questo problema da una prospettiva completamente diversa?” incoraggiano i partecipanti ad esplorare nuove prospettive.6
Un ruolo importante è ricoperto dal moderatore e dalla sua capacità di gestire gruppi eterogenei: per massimizzare le interazioni e ottenere contributi validi e produttivi un moderatore capace deve saper creare un ambiente inclusivo e bilanciare il contributo di tutti i partecipanti. Tecniche come il “giro di condivisione” (round-robin) o l’uso di ausili visivi possono aiutare nell’adempimento di questi compiti.7
Nonostante l’efficacia delle tecniche di brainstorming guidato, alcuni critici sostengono che l’imposizione di una struttura troppo rigida potrebbe limitare la creatività. Ambienti più flessibili possono generare idee più innovative, poiché i partecipanti si sentono meno vincolati.8 È quindi importante trovare un equilibrio tra aderenza ad un format strutturato e spontaneità, adattando le tecniche di facilitazione alle esigenze del gruppo e al contesto specifico.
MISURARE L’EFFICIENZA DEI PHARMA ADVISORY BOARD CON UN APPROCCIO INTEGRATO
Valutare l’efficacia degli Advisory Board richiede l’adozione di indicatori chiari che permettano di analizzare diversi aspetti, come il coinvolgimento, la qualità della discussione e l’utilità dei risultati ottenuti. Questo può essere realizzato attraverso una combinazione di metriche quantitative e qualitative, come il livello di partecipazione durante gli incontri e i feedback post-evento, che consentono di identificare le aree di miglioramento e di rispondere meglio alle esigenze dei partecipanti.
Per migliorare ulteriormente l’efficienza dei Pharma Advisory Board, è necessario perfezionare le tecniche di raccolta e gestione dei feedback, monitorando in modo sistematico i risultati ottenuti e adattando le strategie in base alle specifiche esigenze. In questo contesto, approcci come l’analisi Delphi rappresentano una delle metodologie più efficaci e strutturate per raccogliere opinioni qualificate e raggiungere il consenso su questioni complesse.
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Nel prossimo articolo approfondiremo più nel dettaglio il mondo Delphi, esplorando come questa tecnica possa essere utilizzata per strutturare il confronto tra esperti e supportare decisioni strategiche in ambito medico-scientifico.
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